Gestione Documentale

La gestione dei contenuti documentali rappresenta un ambito che impatta in maniera trasversale il business delle Utility, essendo pertinente sia ai processi di business Corporate, sia ai processi di business appartenenti alle filiere “Core Business”, come ad esempio la gestione dei flussi documentali inerenti a certificazione degli impianti oppure gestione della documentazione di progetto.

Attualmente, l'80% dell’informazione gestita in una MultiUtility è destrutturata: documenti cartacei ed elettronici, e-mail, fax, comunicazioni informali. L’incidenza del fattore umano è ancora determinante.

L’introduzione di una soluzione di Document Management consente di percorrere un percorso virtuoso di riorganizzazione che, partendo da processi documentali indefiniti, attraverso la la formalizzazione, standardizzazione e il monitoraggio, porti alla loro completa automazione.

Si aggiunge l’aspetto più specifico relativo alla compliance nell’ambito della dematerializzazione dei contenuti documentali, che viene spinta in maniera sempre maggiore dalle Autorità Legislative e delle Utility stesse al fine di:

ridurre drasticamente i costi di gestione dei contenuti documentali;
ottimizzare i processi interni di gestione dei contenuti documentali;
massimizzare la trasparenza e la visibilità della gestione delle pratiche verso il privato cittadino, cliente di una MultiUtilities.

Le soluzioni proposte da e-utile sono in linea con i requsiti sopra esposti e supportano l’intera filiera della gestione documentale: acquisizione, archiviazione, gestione, consultazione, compresa la de materializzazione dei documenti.

I principali vantaggi raggiunti sono i seguenti:

ottimizzazione ed automazione del processo di gestione documentale;
ottimizzazione dell’uso delle risorse umane;
risparmio di materiale di consumo;
risparmio degli spazi fisici di archiviazione.

Le soluzioni sono realizzate sulla base di piattaforme leader di mercato sia per la Gestione Documentale, come EMC² Documentum e Opentext, sia per le soluzioni di Conservazione Sostitutiva, come IFIN DocPa Suite.

Tali componenti sono integrate con i Sistemi Informativi (CRM, etc.) già presenti presso le Utility.

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